Somos un país emprendedor, constantemente observamos que tener un negocio o una empresa es bastante frecuente en muchas familias emprendedoras.

Es sabido que el 98% de las empresas en Perú son micro y pequeñas empresas y empresarios de todo tipo, con características particulares que ya los veremos en otro artículo.  Lo que sí es que la mayoría son personas que cuidan mucho sus gastos fijos y hay muchos que están viendo la manera de superarse.

Para ellos el mercado está ofreciendo distintos tipos de oficina que pueden satisfacer a cada una de sus necesidades, con el recurso que cada una cuente.

Hay opciones tipo boutique, más personalizadas, cercanas y dirigidas a la micro y pequeña empresa; ZONA DE MEJORA es una de ellas.  Así como hay grandes coworking que tienen soluciones para la gran empresa; así como también espacios para la pequeña empresa con presupuestos más elevados.

Entre ellas vemos:

OFICINA PRIVADA INDEPENDIENTE

Es la propuesta tradicional del mercado, la cual es una oficina independiente ubicada en un edificio o una casa; usualmente en una zona comercial o de oficinas.

VENTAJAS:

  • Tienes una total privacidad ya que todas las personas que trabajan en la empresa son personal interno.
  • No tienes que compartir los espacios o tus equipos con nadie, controlando el uso de las salas y oficinas como lo necesites.
  • Puedes acondicionarla como quieras, según lo que necesite la empresa.
  • Te permitirá crecer, ya que usualmente el espacio se va acomodando a la necesidad de crecimiento de la empresa.

DESVENTAJAS:

  • Eres el responsable de la administración de la oficina, de los costos y gastos, el alquiler, los servicios, materiales de oficina, etc. Todo tendrá que ser administrado por tu personal.
  • En caso aparezca algún problema de infraestructura en la oficina, tu equipo deberá solucionarlo; por ejemplo algún problema eléctrico, de gasfitería u otro.
  • Eres responsable de que los servicios de la oficina funcionen correctamente, por ejemplo de asegurarte de tener internet, agua o luz; y que en caso de que haya algún problema lo tendrías que solucionar.
  • El presupuesto de la oficina puede ser elevado, teniendo un alto costo de alquiler, además de costos extra de mantenimiento, garantías y otros.
  • Debes tener una persona responsable de administrar la oficina, coordinando con el edificio o responsables directamente.
  • Normalmente son oficinas cargadas de pendientes y estrés el día a día; en las cuales no es fácil encontrar un desfogue ya que todos están en lo mismo, encerrados en el mismo espacio.

 

OFICINA PRIVADA COWORKING

Con la aparición de los COWORKING, se ha aperturado una posibilidad de contar con oficinas privadas; pero administradas por una empresa que no seas tú.   Con esta idea hay opciones de las más diversas, desde grandes o medianas empresas que alquilan pisos enteros de los edificios administrados por las empresas coworking, hasta espacios pequeños para un pequeño equipo de trabajo, que son espacios privados pero que comparten los ambientes con otras empresas.

Para los emprendedores o pequeños empresarios; normalmente son oficinas de trabajo para 2 a 5 personas, que varían en áreas de 9 m2 a 15m2; las cuales cuentan con escritorios de trabajo y repisas.  Además de estas oficinas se cuenta con espacios comunes, como por ejemplo un kitchenette, salas de reuniones, espacios de descanso.

VENTAJAS

  • El precio de estas oficinas es bastante menor que las oficinas privadas independientes, centralizando todos los gastos de la oficina con la empresa coworking; ya que normalmente incluyen todos los servicios los cuales no son cargados a una sola empresa.
  • Tu equipo de trabajo no tiene que preocuparse por otra cosa que trabajar, ya que están 100% implementadas y es el coworking el que te provee de todos los servicios como internet, agua, luz, útiles de oficina, etc.
  • La limpieza y el mantenimiento no son tu responsabilidad, por lo que tu equipo estará en un ambiente agradable. Normalmente son espacios limpios, ordenados y listos para hacer tu día más productivo.
  • Son administradas por la empresa coworking, por lo que cualquier desperfecto o altercado que sufra la oficina son solucionados por la empresa coworking; la cual ya tiene experiencia para esto.
  • Podrás contar con instalaciones 100% preparadas y listas para su uso, administradas por personal externo a la oficina, la cual te garantiza contar con el equipo que necesitas para tus reuniones.
  • Usualmente en estas propuestas encuentras otras empresas o empresarios con las cuales puedes generar negocios, generando una cercanía mayor que encontrándolos en la calle.
  • Muchas veces el estrés de la oficina y los pendientes pueden ser abrumadores, por lo que a veces resulta saludable conocer y conversar con otras personas que no tienen nada que ver con el trabajo.
  • Las empresas coworking normalmente ofrecen servicios adicionales que pueden generar valor a las empresas; como reuniones, talleres de capacitación, networking y otras facilidades que benefician a las empresas.

 

DESVENTAJAS

  • La falta de privacidad, ya que en estas propuestas compartes el espacio con otras empresas, por lo que puede pasar que hay personas que se sientan incómodas al compartir el espacio y tener que interactuar.
  • El compartir espacios comunes a algunas empresas les podría causar molestias, ya que se deberá coordinar con la administración el uso de las salas de reuniones y otros espacios; que a veces son requeridos sin aviso previo. Hay algunas empresas coworking que son muy burocráticas y que a veces no facilitan las soluciones a las empresas sino que generan problemas por no agendar a tiempo.
  • A veces se pueden generar altercados o problemas con personas con las que compartes la oficina, por lo que te puede generar un poco de incomodidad continuar viéndolas.

 

OFICINA FLEXIBLE

Luego de la aparición de la pandemia, muchas empresas, empresarios y emprendedores se han dado cuenta que es muy factible trabajar virtualmente; no tener que estar 100% presencial en la empresa sino poder realizar actividades desde tu computadora.  En ciudades como Lima donde existe mucho tráfico y los servicios de transporte son malos; en muchos casos ha habido un aumento de productividad ya que el tiempo que las personas ocupaban para transportarse es mejor utilizado en su trabajo o en acciones que le generen alegría y motivación.

Muchas empresas se han dado cuenta que la virtualidad es un camino muy posible; pero mientras más pasa el tiempo y las restricciones son menores los dueños y líderes de las empresas han querido retornar a la presencialidad, ya sea en un 100% o manejando una opción mixta.

Los coworking son una excelente opción para este tipo de empresas que opta por manejar un horario flexible, ya sea dándole opción a sus trabajadores para que vayan a la oficina cuando lo vean necesario, o simplemente aprovechando cuando hayan reuniones grupales o coordinaciones, así como reuniones estratégicas.  Los coworking pueden ofrecerte planes de escritorios para los empleados que decidan ir presencialmente y con esto se logran ahorros interesantes en el costo de una oficina fija.

VENTAJAS

  • Al no tener una oficina permanente no tienes un costo fijo que para las micro o pequeñas empresas representa una obligación importante afectando su liquidez.
  • Al ser una empresa pequeña puedes ofrecerle flexibilidad a tus empleados que muchas veces preferirán trabajar desde casa y otras querrán salir a ver gente.
  • Al trabajar desde casa uno quiera o no quiera se ve involucrado con lo que está pasando en tu casa, ya sea tu familia, las cosas de la casa, el almuerzo, las llamadas telefónicas; quitándote el enfoque.
  • Tienes un espacio preparado y listo para usarse, un espacio agradable que se presta para la creatividad o productividad.
  • Es bueno para las personas sociabilizar, salir de casa, hacer un cambio de aire sin necesidad de dejar de trabajar.

DESVENTAJAS

  • Continuar dependiendo del trabajo virtual, donde muchas veces se ve interesante ese ahorro de costos fijo; aunque a muchos líderes quieren regresar al 100% presencial.
  • Muchos líderes de empresas quieren tener un contacto presencial con su equipo, sienten que están más dispuestos a trabajar y aportar que desde su casa OA distancia.
  • Hay que saber llevar una dinámica de trabajo flexible, saber llevar las reuniones para que sean productivas y entender qué es lo que quiere tu gente para así llegar a un equilibrio.

 

OFICINA VIRTUAL

Esta modalidad tiene algunos años en el mercado, y es la más conveniente para emprendedores y microempresas que no necesitan tener una oficina física; pero que sí quieren tener una dirección fiscal para que su correspondencia sea administrada y no correr riesgos con alguna entidad como sunat, Sunafil u otra.

Es utilizada también para mejorar la imagen de la empresa, ya que utilizan la dirección virtual  para mencionar en la web, en las tarjetas de presentación.

Muchas oficinas virtuales tienen el servicio de gestión de llamadas, el cual consiste en darte un número fijo al cual al llamar tus clientes, escuchan un mensaje de bienvenida y anexos los cuales si son seleccionados son derivados a los celulares de las personas registradas en el mensaje.   Este servicio también hace lucir más profesional y seria a la empresa mejorando su imagen.

Algunos ofrecen horas de salas de reuniones según sea el plan escogido; entonces pagando un promedio de 60 a 250 soles, se tiene una dirección fiscal un número de teléfono con gestión de llamadas y salas de reuniones; lo cual para muchos emprendedores y microempresarios es suficiente y ya cuentan con una oficina cuando la necesiten.

SALAS DE REUNIONES

Muchos espacios coworking tienen planes para el uso exclusivo de salas de reuniones, en donde las empresas que saben que van a usar muchas horas; prefieren pagar por un paquete el cual resulta más económico e ir consumiendo las horas según sea el plan.

Lo importante es saber que hay una oficina coworking cerca y de confianza para agendar reuniones, ya sea con tus clientes, proveedores o equipo de trabajo.

Como vemos han aparecido muchas opciones que pueden satisfacer las necesidades de los emprendedores y empresarios; ya sea para satisfacer una necesidad puntual de tener un espacio para concentrarse y enfocarse en su trabajo; en espacios agradables con un excelente servicio.